採用支援システムの詳しい使い方

採用支援システムは、企業の採用担当者が応募者の管理を効率的に行うためのサポートを行う働きを持つシステムです。応募者ごとの採用活動の進捗状況を管理したり、募集活動をスムーズに行うために必要な機能を実装しています。一言で採用と言っても、募集される職種ごとに採用の手法を変えていたり、複数の応募者がそれぞれ違うスピードで採用ステップを進んだりします。そのため、担当者が情報を常に把握し続けるためにはシステムの力が必要なのです。また、採用活動は他の部署との連携も発生するため、情報共有の仕組みも必要です。このシステムであれば、関係者間の情報連携も容易に行え、日常業務が思い通りに行えないというストレスが発生することを防いでくれるのです。ゆえに、多くの企業で導入されています。

システムを使って管理することのメリット

採用支援システムを使うことによるメリットは大きく6つ挙げられます。一つ目は、求人の募集準備が容易になるということ。自社ホームページと求人情報サイトへの求人情報掲載が並行して行えます。二つ目は応募者の受付業務の効率化。メールによる応募受付から返信、進捗管理表への転記までが自動化されることで、メールのやり取りから解放されます。三つ目は応募者との連絡のスムーズ化。専用フォームを用いて情報をやり取りしメール送信をシステムが補助することで、担当者の手間を減らします。四つ目は対応の迅速化。選考活動の履歴は記録しなくても自動で蓄積され、簡単に検索し閲覧できます。五つ目は採用活動の成果の可視化。クロス集計でこれまでの成果を把握でき、資料として活用できます。六つ目はセキュリティの向上。応募者の個人情報を安全な場所で管理することができます。

多彩なシステムの機能を利用できる

採用支援システムには様々な機能が搭載されています。まずは応募受付に関する機能として、募集する職種を管理して募集情報と連携させる機能、人材紹介会社や求人情報サイトに情報を提供する機能、オンラインエントリーを可能にする機能、他媒体の登録情報と連携させる機能、重複している登録者を自動で検出する機能、ファイルの管理機能などがあります。次に選考管理に関する機能として、応募者の情報をワンクリックで表示する機能、登録者を検索、ソートし、情報をPDFで出力する機能、メールやメッセージ、ファイルを送受信する機能、関係する部門と情報を共有する機能、面接日程を調整する機能、選考の進捗状況を管理する機能、登録者の情報を集計する機能、データのダウンロードを可能にする機能などがあります。