採用支援システムとはどういった内容なのでしょうか?

新卒者の採用活動には会社説明会の開催やエントリーシートの受付から、書類選考や数次にわたる面接まで、膨大な事務手続きが必要になります。他方、中途採用では職種ごとに採用方法が異なり、イレギュラーな募集も多く臨機応変な対応が求められます。いずれも時間も労力もかかる業務ですが、速やかに動かないと有為な人材を逃してしまう恐れがあるため、気を抜くことができません。採用に関する情報を一元的に管理し、業務の迅速化と省力化を実現するのが採用支援システムです。新卒者・中途採用者・アルバイトそれぞれの採用に特化したもの、いずれにも使えるものなど、さまざまなシステムが提供されています。またソフトウェアの販売に加えて、クラウド型のサービスも普及しはじめています。

システムで利用できる多彩な機能

一口に採用支援システムといっても、その機能には多種多様なものが用意されています。自社採用サイトの構築と保守、ホームページエントリーの管理、複数の求人媒体の管理をはじめ、応募者とのコミュニケーションや面接スケジュールの自動化から、採用データの集計と分析まで、あらゆる規模の企業に対応することが可能です。紙媒体から電子媒体へ切り替えることにより、ほとんどのデータ処理が自動化でき、受付業務や連絡業務がスピーディーに行なえます。資料の見落としなどのミスが発生する確率も低くなり、有能な人材をいち早く確保できるようになるでしょう。ただし、すべて揃ったシステムは導入費もかかり、使いこなすのも大変なので、自社に必要な機能を選ぶことが本当のコストダウンに繋がります。

セキュリティには最大限の配慮を

採用業務では個人情報を取り扱うため、セキュリティに最大限の注意を払う必要があります。情報漏洩はウィルス感染ももちろんですが、個人のミスでUSBメモリを紛失するなど、安全管理に対する意識の薄さから発生することがしばしばあります。履歴書を始めとする膨大な人事データが、個々のパソコンやファイルでバラバラに管理されていると、それだけ情報漏洩や不正利用のリスクが高くなります。採用支援システムで情報管理を一元化し、アクセス権限を明確化・厳格化することにより、こうしたリスクを防ぐことができます。外部専門サービスのファイルにデータを格納することで、より安全性を確保できるでしょう。システム自体のセキュリティ管理については、しっかりした対策を用意しているサービスを選ぶことが重要です。

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